Factura electrónica obligatoria: calendario y cómo prepararse

La factura electrónica obligatoria es probablemente el tema sobre el que más confusión hay ahora mismo en el mundo de la pyme española. Y la confusión no viene de que la normativa sea especialmente compleja, sino de que en realidad son dos normativas distintas que afectan a la facturación, que avanzan a ritmos diferentes, que tienen requisitos diferentes, y que la mayoría de artículos y resúmenes que circulan por ahí mezclan sin ningún pudor como si fueran la misma cosa. El resultado es que muchas empresas y autónomos no saben realmente qué les va a afectar, cuándo les va a afectar, y qué tienen que hacer para estar preparados.

Por un lado está Verifactu, que viene de la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y su desarrollo reglamentario en el RD 1007/2023. Verifactu trata sobre cómo el software de facturación genera, firma y registra las facturas para que Hacienda pueda verificar que no se han manipulado. Por otro lado está la factura electrónica B2B, que viene de la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) y que establece que todas las empresas y autónomos tendrán que emitir y recibir facturas en formato electrónico estructurado en sus operaciones entre empresas. Son dos obligaciones que se complementan pero no se sustituyen, y este post las separa, explica sus calendarios y detalla qué hay que hacer para cumplir con ambas sin dramas.

«La factura no es un PDF. Es el átomo del dato empresarial. Cada factura genera un asiento, cada asiento cuadra con el banco, cada movimiento alimenta los informes. Capa sobre capa, como un buen hojaldre.» — Cruasan

Dos normativas, un mismo objetivo

El objetivo de fondo de ambas normativas es el mismo: acabar con la opacidad en la facturación entre empresas en España. Pero cada una ataca el problema desde un ángulo distinto, y entender esa diferencia es fundamental para no perderse.

Verifactu se centra en el software de facturación. Lo que exige es que el programa que se usa para emitir facturas cumpla unos requisitos técnicos que hacen imposible alterar o eliminar una factura una vez emitida. Firma digital, encadenamiento criptográfico de las facturas (cada una lleva un resumen de la anterior, formando una cadena inmutable), y envío de los registros a la Agencia Tributaria. El objetivo es que Hacienda pueda verificar en tiempo real que las facturas son auténticas y no han sido manipuladas. Esto viene regulado por el RD 1007/2023, que desarrolla la Ley Antifraude 11/2021, y ya tiene plazos concretos de entrada en vigor. En el blog hay una guía completa sobre qué es Verifactu y sus requisitos técnicos.

La factura electrónica B2B se centra en el formato del documento. Lo que exige es que las facturas entre empresas y profesionales se emitan, transmitan y reciban en un formato electrónico estructurado (como Facturae o UBL), no como un PDF adjunto a un email. El objetivo es doble: que los sistemas informáticos puedan procesar las facturas automáticamente sin intervención humana, y que haya un registro verificable de cuándo se emitió, se recibió y se pagó cada factura, lo que ataca directamente el problema de la morosidad en España. Esto viene de la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece), y la explicación completa de esta ley está en el post sobre la Ley Crea y Crece y la factura electrónica.

La diferencia clave es esta: Verifactu regula cómo se crea y se registra la factura (el motor interno del software). La factura electrónica B2B regula cómo se intercambia la factura entre empresas (el formato del documento). Una empresa tendrá que cumplir con ambas.

Verifactu: qué es y cuándo entra en vigor

Verifactu es el nombre coloquial del sistema VERI*FACTU de la Agencia Tributaria, regulado por el RD 1007/2023 que desarrolla la Ley Antifraude 11/2021. La idea de fondo es que Hacienda quiere poder comprobar, en cualquier momento, que las facturas emitidas por una empresa o un autónomo son auténticas y no se han modificado ni eliminado después de su emisión. Para que eso sea posible, el software de facturación tiene que estar diseñado de una forma muy concreta que lo hace verificable y auditable.

Lo que Verifactu exige no es que las facturas se envíen en un formato electrónico específico al cliente (eso es la otra normativa), sino que el propio software que las genera cumpla unos requisitos técnicos que garantizan la integridad de los registros. Es una exigencia sobre la herramienta, no sobre el documento.

Los plazos, después de varias modificaciones, son los siguientes:

• 1 de enero de 2027: obligatorio para empresas con facturación superior a 8 millones de euros anuales.
• 1 de julio de 2027: obligatorio para el resto de empresas y autónomos.

Esto significa que la inmensa mayoría de pymes y autónomos en España tienen hasta julio de 2027 para asegurarse de que su software de facturación cumple con Verifactu. Parece que falta tiempo, pero la adaptación no es trivial para muchos programas de facturación que no fueron diseñados con estos requisitos en mente. Cambiar de herramienta lleva semanas o meses entre migración de datos, formación y adaptación de procesos, así que cuanto antes se empiece, mejor.

Factura electrónica B2B: la Ley Crea y Crece

La otra gran normativa es la que realmente establece la factura electrónica obligatoria entre empresas. La Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) incluye, entre muchas otras medidas, la obligación de que todas las empresas y profesionales en España emitan, reciban y conserven facturas en formato electrónico estructurado en sus relaciones comerciales B2B. No hablamos de enviar un PDF por email — eso no es factura electrónica. Se trata de ficheros en formato estandarizado (Facturae, UBL, CII) que los sistemas informáticos pueden leer, procesar y contabilizar de forma automática.

El problema es que, a fecha de marzo de 2026, el desarrollo reglamentario de esta obligación todavía está pendiente. La Ley Crea y Crece establece la obligación, pero los detalles técnicos — qué formatos exactos, qué plataforma de intercambio, qué plazos concretos de entrada en vigor — dependen de un reglamento que aún no se ha publicado. Esto genera una incertidumbre comprensible: la obligación existe en la ley, pero no se puede cumplir todavía porque no se sabe exactamente cómo.

Lo que sí se sabe es que cuando entre en vigor, afectará a todas las empresas y autónomos que facturen a otras empresas. Las operaciones con consumidores finales (B2C) quedan fuera del ámbito de esta obligación. Y se sabe que la entrada en vigor será escalonada, probablemente empezando por las empresas de mayor facturación y extendiéndose después al resto, aunque los plazos exactos dependen del reglamento pendiente.

La confusión más habitual es pensar que la factura electrónica B2B ya es obligatoria o que entra en vigor en 2026, y ninguna de las dos cosas es cierta. A día de hoy, la factura electrónica B2B no está en vigor porque falta el reglamento que la desarrolla. Es importante no confundir esta obligación con Verifactu, que sí tiene plazos concretos y definidos. El post sobre la Ley Crea y Crece detalla todo lo que se sabe sobre esta normativa y sus implicaciones.

Calendario completo: fechas clave

Poner todas las fechas juntas ayuda a ver el panorama completo de lo que viene. Estas son las fechas confirmadas y las que están pendientes de concreción:

La lectura de este calendario es clara: Verifactu es lo primero que llega, con fechas firmes, y la factura electrónica B2B vendrá después pero todavía sin plazos concretos. Para cualquier empresa o autónomo, la prioridad ahora mismo es asegurarse de que el software de facturación cumple con Verifactu, porque eso sí tiene fecha inamovible en 2027. La factura electrónica B2B habrá que abordarla cuando se publique el reglamento, pero no tiene sentido preocuparse por algo que todavía no tiene requisitos técnicos definidos.

Requisitos técnicos de Verifactu

Dado que Verifactu es la obligación que tiene plazos concretos y requisitos técnicos ya publicados, merece la pena entender qué exige exactamente. El RD 1007/2023 establece cuatro pilares técnicos que todo software de facturación debe cumplir:

Firma electrónica de cada registro de facturación

Cada factura emitida genera un registro que se firma digitalmente. La firma garantiza que el contenido no se ha modificado después de su emisión. Si alguien cambia un solo carácter de la factura después de firmada, la firma se invalida y el sistema lo detecta. No es algo que el usuario tenga que hacer manualmente — el software debe hacerlo de forma automática en el momento de emisión.

Encadenamiento mediante hash criptográfico

Cada registro de facturación incluye un resumen (hash) del registro anterior, creando una cadena inmutable. Si se elimina o modifica una factura intermedia, la cadena se rompe y la manipulación queda expuesta. Es el mismo principio que usa la tecnología de cadena de bloques, pero aplicado a la facturación. Este encadenamiento hace prácticamente imposible eliminar una factura emitida sin dejar rastro.

Registro de eventos y trazabilidad

El software debe mantener un registro completo de todos los eventos relevantes: emisión de facturas, anulaciones, rectificaciones, y cualquier operación que afecte a los registros de facturación. Todo debe ser trazable y auditable. La idea es que si la AEAT quiere revisar el historial de facturación de una empresa, pueda reconstruir exactamente qué pasó, cuándo y en qué orden.

Envío de registros a la Agencia Tributaria

El software debe poder enviar los registros de facturación a la AEAT. Existen dos modalidades: el envío automático e inmediato (que es la opción recomendada y más cómoda) o el envío a solicitud de la AEAT. En la práctica, la vía automática significa que en el momento en que se emite una factura, el software la firma, la encadena, y envía el registro a Hacienda, todo en segundo plano y sin que el usuario tenga que hacer nada.

Además de estos cuatro pilares, el fabricante del software debe emitir una declaración responsable certificando que el programa cumple con todos los requisitos. Y las facturas emitidas bajo Verifactu deben incluir un código QR que permite a la AEAT verificar su autenticidad.

«La mejor forma de saber si un cruasán está bueno es probarlo. Leer la lista de ingredientes durante media hora no le ha servido nunca a nadie. Con el software pasa exactamente lo mismo.» — Cruasan

Cómo prepararse sin agobios

La buena noticia es que prepararse para la factura electrónica obligatoria y para Verifactu no requiere un plan de transformación digital de meses ni contratar consultores. Lo que requiere es tomar unas pocas decisiones a tiempo y en el orden correcto.

Primero: verificar si el software actual cumple con Verifactu

Esta es la pregunta más importante y la que hay que responder antes de julio de 2027. El software de facturación que se use debe cumplir con los requisitos de firma digital, encadenamiento por hash, registro de eventos y envío a la AEAT. Si el proveedor actual ha confirmado que su software será compatible con Verifactu antes de esa fecha, perfecto. Si no lo ha confirmado o directamente no va a adaptarse, toca buscar alternativa. Y cuanto antes se haga, mejor, porque migrar datos de facturación, clientes, productos y configuraciones lleva tiempo.

Segundo: no confundir urgencias

Verifactu tiene fecha concreta. La factura electrónica B2B no la tiene todavía. La prioridad ahora es Verifactu. Cuando se publique el reglamento de la factura electrónica B2B habrá que evaluarlo y adaptarse, pero no tiene sentido invertir tiempo y dinero en algo cuyos requisitos técnicos aún no están definidos. Primero lo primero.

Tercero: elegir software que cubra ambas normativas por diseño

El enfoque más inteligente a medio plazo es usar un software que ya esté preparado para Verifactu y que, cuando llegue la factura electrónica B2B, la incorpore sin que el usuario tenga que hacer nada. Esto descarta las soluciones que tratan cada normativa como un módulo extra que hay que contratar, instalar y configurar por separado. El cumplimiento normativo no debería ser un complemento — debería estar integrado en la herramienta desde su arquitectura.

Cuarto: poner orden en los datos de facturación

Independientemente de la normativa, tener la facturación ordenada — con numeración correlativa, datos fiscales correctos, series bien configuradas y conciliación bancaria al día — es la base sobre la que todo lo demás funciona. Muchas empresas y autónomos descubrirán, cuando intenten adaptarse a Verifactu, que su problema no era la normativa sino el desorden previo. Facturas sin numerar correctamente, series mezcladas, datos de clientes incompletos, pagos sin conciliar. La normativa obliga a poner orden, y eso, aunque cueste reconocerlo, es bueno para cualquier negocio.

Quinto: no esperar al último momento

Las empresas con facturación superior a 8 millones tienen que cumplir desde enero de 2027. El resto, desde julio de 2027. Pero la adaptación no es pulsar un botón. Implica asegurarse de que el software cumple, migrar si es necesario, verificar que todo funciona, y formar al equipo que emite facturas. Hacer todo eso en las últimas semanas antes de la fecha límite es una receta para el desastre. Lo razonable es empezar ahora, con calma, probando opciones y tomando decisiones cuando todavía hay margen para equivocarse y corregir.

Cruasan ya cumple con los requisitos de Verifactu. La firma digital, el hash encadenado, el registro de eventos y el envío a la AEAT están integrados en el producto desde su diseño, no son un parche ni un módulo adicional. Y cuando la factura electrónica B2B entre en vigor con su reglamento definitivo, se incorporará de la misma forma: como parte del producto, sin coste extra y sin que el usuario tenga que hacer nada especial.

Conclusión

La factura electrónica obligatoria en España no es una sola normativa sino dos que convergen: Verifactu (que regula el software de facturación y entra en vigor en 2027 con plazos concretos) y la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece (que todavía espera su desarrollo reglamentario). La prioridad ahora es Verifactu, y la mejor forma de prepararse es elegir un software que lo lleve integrado desde el principio y que no obligue a pagar extras ni hacer malabares técnicos cada vez que cambia la normativa.

La mejor forma de saber si un cruasán está bueno es probarlo. Probar gratis.