Gestión de inventario ligada a tus facturas
Cada venta descuenta, cada compra suma y el valor del almacén llega a contabilidad. Stock, lotes y costes sobre los mismos productos que ya facturas.
Valor del stock
54.180 €
a coste, en tus tres almacenes
Referencias
312
+18 este mes
Bajo mínimo
7
para reponer esta semana
Salidas del mes
1.284
movidas por tus facturas
| Nº | Cliente | Estado | Total |
|---|---|---|---|
| HAR-050 | Harina de fuerza · 25 kg | En stock | 148 ud |
| MAN-010 | Mantequilla hoja · 10 kg | Bajo mínimo | 9 ud |
| CAJ-100 | Caja obrador · 100 u | En stock | 640 ud |
Cuánto tienes, cuánto vale y qué se está acabando
El stock se mueve con cada factura que emites, así que las existencias no son un inventario que alguien recuenta a final de mes: son el reflejo de lo que ha entrado y ha salido de verdad.
Y el valor de esas existencias llega a tu contabilidad sin que nadie lo calcule aparte en una hoja.
El almacén siempre acaba en una hoja aparte.
La gestión de inventario es el control de qué mercancía tiene una empresa, dónde está y cuánto vale: qué entra al comprar, qué sale al vender y qué queda en cada almacén, con su valoración contable. No es solo contar unidades, es que ese recuento cuadre con las facturas y con las cuentas del ejercicio.
Sin eso, hay facturas en un programa, stock en un Excel y el valor de las existencias en la cabeza del que lleva el obrador. Cuadra los tres días del recuento y vuelve a descuadrarse la semana siguiente, porque cada venta se apunta dos veces y una de ellas se olvida. En Cruasan no hay tres sitios: la factura mueve el stock, y el stock mueve la contabilidad.
El stock, la factura y la contabilidad deben contar lo mismo.
El stock descuadrado se paga dos veces: en el dinero parado en la estantería y en las ventas que no haces porque creías tener algo que no tenías.
Cuatro verdades del almacén
Cada venta se apunta dos veces y una de ellas se olvida.
Una venta, tres efectos
Emites la factura y no apuntas nada más.
Verifactu será obligatorio el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de obligados. Fuente: BOE, RD 1007/2023 y plazos del RD-ley 15/2025.
Todo el almacén, sobre los mismos datos.
Se activa sobre tu cuenta y trabaja con lo que ya facturas: tus productos y tus proveedores ya están dentro. Lo que no te haga falta, no se monta.
Stock por almacén y ubicación
Cuánto hay y dónde está, con mínimos y avisos de reposición. Vendes y descuenta; compras y suma. Sin apuntar el movimiento en ningún otro sitio.
Albaranes y recepciones
La mercancía se puede recibir antes de que llegue la factura del proveedor: queda registrada como pendiente de recibir, en su cuenta contable, hasta que el proveedor te la mande.
Lotes, series y caducidades
Cada entrada arrastra su lote o su número de serie hasta la venta. Si un proveedor te avisa de un problema, sabes qué unidades salieron y a quién, sin llamar a todo el mundo.
Escandallos y producción
Qué lleva cada producto y cuánto cuesta de verdad fabricarlo. Las órdenes de producción consumen los componentes y dan de alta el terminado con su coste real. También hay kits de venta.
Recuentos cíclicos
Cuentas un poco cada semana en vez de parar el negocio un día entero. El ajuste que salga del recuento se lleva solo a su asiento.
Valoración contra el PGC
Precio medio ponderado o FIFO por capas, a tu elección, con traducción automática al Plan General Contable: existencias, compras y variación. Deterioros y cierre de ejercicio, con su lista de comprobación.
Empieza con tu catálogo. Trabaja normal después.
El inventario tiene fama de implantación larga porque en otros sitios hay que migrar un mundo. Aquí partes de lo que ya facturas.
Sube tu catálogo. Productos, referencias y categorías. Si ya facturas en Cruasan, la mitad de tus artículos ya están: se aprovechan las líneas que llevas usando, no se empieza de cero.
Di dónde está la mercancía, y cuánta. Almacenes, ubicaciones y el recuento inicial, con sus lotes y caducidades donde hagan falta. A partir de aquí el stock se mueve solo con cada factura y cada albarán.
Trabaja normal. Vendes, compras, recibes, fabricas. El almacén se actualiza, la contabilidad recoge el movimiento y tú miras el panel cuando quieres, no cuando toca.
Lo que hay en la estantería, en el balance.
El almacén no es solo cuántas cajas quedan: es dinero parado. Y ese dinero tiene que aparecer donde le corresponde, sin que nadie pique un asiento.
- 1
Se valora como tú decidas
Precio medio ponderado o FIFO por capas. El método se elige una vez y a partir de ahí el valor de las existencias se calcula solo, referencia a referencia y almacén a almacén.
- 2
Y llega solo a la contabilidad
El movimiento de almacén acaba en su cuenta del Plan General Contable (existencias, compras, variación) sin que nadie haga el asiento a mano ni lo cuadre después.
- 3
Con el cierre ya preparado
Deterioros y comprobaciones de fin de ejercicio, en su lista. Tu asesoría entra a los mismos datos, así que no hay que mandarle nada por correo ni esperar a que lo reconstruya.
Existencias (300)
54.180 €
valoradas a precio medio ponderado
Compras del ejercicio (600)
128.940 €
entradas contabilizadas
Variación (610)
−1.260 €
regularización de marzo
Asientos a mano
0
los genera el movimiento de almacén
| Nº | Cliente | Estado | Total |
|---|---|---|---|
| 300 · Existencias | Caja cruasán ×12 · Almacén 2 | Actualizada | 12.480,00 € |
| 600 · Compras | Harina de fuerza · lote L-2291 | Contabilizada | 3.940,00 € |
| 610 · Variación | Regularización de marzo | Preparada | −1.260,00 € |
La gestión de inventario se activa sobre tu cuenta: en la demo miramos si te hace falta y qué parte.
Y el stock también se consulta hablando
Lo que más se le pregunta a un almacén son dos cosas: cuánto queda y qué hay que reponer. Ninguna de las dos merece que alguien entre a mirarlo.
¿Cuánta harina de fuerza me queda en el obrador?
7:40Quedan 148 kg en el obrador, por debajo de tu mínimo.
- Almacén
- Obrador
- Stock
- 148 kg
- Mínimo
- 200 kg
¿Qué más está bajo mínimo?
7:417 referencias más. Te paso la lista para reponer esta semana.
7:41WhatsApp Preguntar el stock desde el almacén
La pregunta de «¿queda?» se hace casi siempre de pie, delante de la estantería o al teléfono con un cliente, nunca sentado delante del inventario. Se contesta con lo que hay de verdad, porque el stock se mueve con cada factura.
Cómo se trabaja con WhatsApp, en detalle
- Stock real, movido por tus facturas y tus albaranes
- Por almacén, con sus lotes y sus caducidades
- Sin abrir el inventario ni llamar a nadie
¿Cuánto tengo inmovilizado en stock ahora mismo?
A coste, en tus tres almacenes, con el precio medio ponderado que tienes configurado.
- Valor del stock
- 54.180,00 €
- Referencias
- 312
- Bajo mínimo
- 7
ChatGPT Y sacar el número que ibas a buscar a mano
Cuánto vale lo que tienes parado en la estantería, qué referencias se están quedando, qué lote caduca antes. Son preguntas de gestión que hoy exigen montar un informe, y que sobre una fuente de verdad única se contestan solas.
Cómo se trabaja con ChatGPT, en detalle
- El valor de las existencias, con tu método de valoración
- Lo mismo que ve tu contabilidad, no una hoja aparte
- Sin exportar nada ni montar un informe
› prepara la reposición de esta semana con lo que está bajo mínimo
✓ conectado a Cruasan por MCP, permisos: leer, preparar
✓ 8 referencias bajo mínimo en 2 almacenes
✓ según el consumo de las últimas 4 semanas, propongo 11 líneas
✓ te la dejo en borrador para que la revises Registrado en tu cuenta
Claude O que prepare la reposición de la semana
Mirar qué falta, cruzarlo con lo que se vende y decidir cuánto pedir es trabajo repetitivo con un punto de criterio al final. La máquina hace la parte repetitiva y te deja la decisión.
Cómo se trabaja con Claude, en detalle
- Cruza stock, mínimos y consumo real
- Deja la propuesta preparada para que la revises
- Cada llamada, auditada con su usuario y su hora
La harina de fuerza del obrador ha bajado del mínimo.
148 kg · mínimo 200 6:30¿Cuánto suelo gastar a la semana?
6:32Unos 190 kg. Con lo que queda tienes para cinco días.
6:32Además hay 2 lotes que caducan esta semana.
Avisado 6:32Telegram Y que avise antes de que te quedes sin nada
Quedarse sin una referencia no suele avisar: se descubre cuando hace falta. Con los mínimos configurados, el aviso llega antes, y con tiempo para pedir.
Cómo se trabaja con Telegram, en detalle
- Avisos por mínimo de stock y por caducidad de lote
- Por almacén, no en un total que esconde el problema
- Sin entrar a mirar el inventario
Con ChatGPT y Claude funciona hoy, y va dentro del programa: no hay módulo de IA que se contrate aparte. WhatsApp y Telegram son la siguiente puerta en la que estamos trabajando, cuéntanos en la demo si es la tuya. Así funciona el servidor MCP.
El recuento va a dejar de existir como tarea.
Contar el almacén una vez al año, parando el negocio un sábado, es una costumbre heredada de cuando no había otra forma de saber qué había en la estantería. El dato existía, cada venta y cada compra lo movían, pero vivía en tres sitios que no se hablaban, así que la única manera de saber la verdad era ir a mirarla con las manos.
Eso cambia cuando la factura, la compra y la contabilidad comparten el dato: el stock deja de ser una foto y pasa a ser una consecuencia. Se recuenta para confirmar que nada se ha roto, mientras las decisiones (qué reponer, cuánto stock aguantar y qué merece la pena fabricar) siguen siendo de quien conoce el negocio.
El recuento, para confirmar. No para enterarte.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de inventario
¿Qué es la gestión de inventario?
La gestión de inventario es el control de qué mercancía tiene una empresa, dónde está y cuánto vale: qué entra al comprar, qué sale al vender y qué queda en cada almacén, con su valoración contable. Va más allá de contar unidades, porque ese recuento tiene que cuadrar con las facturas emitidas y recibidas y con las existencias que figuran en las cuentas del ejercicio.
¿Qué incluye la gestión de inventario de Cruasan?
Catálogo de productos, stock por almacén y ubicación, entradas y salidas con albaranes y recepciones de mercancía, lotes y números de serie, recuentos de inventario, escandallos y órdenes de producción, y valoración contable del almacén. Todo ligado a las facturas de compra y de venta que ya emites en Cruasan.
¿El stock se mueve solo al facturar?
Sí. Cuando emites una factura de venta o registras la compra de un proveedor, el stock se ajusta con ella: no hay que apuntar el movimiento en otro sitio. Y la recepción de mercancía se puede registrar antes de que llegue la factura, dejando la deuda pendiente de recibir en su cuenta contable.
¿Cómo se valora el almacén?
Con precio medio ponderado o FIFO por capas, según lo que necesites, y con la traducción contable al Plan General Contable español: el movimiento de almacén acaba en el grupo 3 y en su cuenta de compras o de variación de existencias, sin que tengas que hacer el asiento a mano.
¿Sirve si fabrico o monto productos?
Sí. Puedes definir el escandallo de cada artículo, qué materiales y en qué cantidad, y lanzar órdenes de producción: el sistema descuenta los componentes, da entrada al producto terminado y calcula su coste con el de las materias primas que se consumieron. También hay kits de venta, con disponibilidad calculada a partir de sus componentes.
¿Puedo llevar lotes y caducidades?
Sí. Cada entrada puede llevar su lote o su número de serie, y lo arrastra hasta la venta, así que puedes reconstruir dónde acabó cada unidad. Es lo que hace falta en alimentación, farmacia, cosmética o cualquier sector con trazabilidad obligatoria.
¿Está incluido en el plan?
La gestión de inventario se activa sobre tu cuenta: no todos los negocios la necesitan y no queremos cobrártela si no la vas a usar. En la demo miramos tu caso (cuántas referencias, cuántos almacenes, si fabricas) y te decimos qué necesitas activar. La facturación, que es la base, arranca desde 3,90 € al mes.
Que el recuento deje de ser un domingo perdido.
Media hora contigo y tu catálogo delante: miramos cuántas referencias mueves, si fabricas y qué necesitas activar. Y lo que no te haga falta, no lo montamos.
Facturación desde 3,90 €/mes · inventario que se activa sobre tu cuenta · sin permanencia
