Conciliación bancaria automática

La conciliación bancaria es el proceso de casar cada movimiento de la cuenta del banco con la factura, el gasto o el asiento contable que lo justifica, para comprobar que el extracto y la contabilidad dicen lo mismo. Hecha a mano consiste en cotejar dos listas línea a línea; hecha con un programa como Cruasan, consiste en revisar solo lo que la máquina no ha visto claro.

Por tres vías, y puedes usarlas a la vez: la conexión bancaria automática a través de un agregador PSD2, el fichero Norma 43 que descargas de tu banca electrónica y el libro diario del programa contable de tu asesoría (A3). Todo acaba en una sola lista de movimientos, y si el mismo apunte llega por dos fuentes, Cruasan lo fusiona y lo ves una vez.

La conexión automática se hace con agregadores bancarios bajo PSD2, así que la cobertura es la suya y cambia con el tiempo: en la demo comprobamos tu banco antes de que decidas nada. Si tu entidad no está o prefieres no conectar la cuenta, el fichero Norma 43 hace el mismo trabajo: lo descargas de tu banca electrónica y lo subes.

Es el formato estándar de la banca española para el extracto de cuenta, el mismo que llevan usando las asesorías desde hace décadas. Lo descargas de tu banca electrónica, lo subes a Cruasan y los movimientos entran igual que si la cuenta estuviera conectada.

Para cada movimiento, Cruasan busca las facturas y los gastos que lo pueden justificar: primero por el número de factura que venga en el concepto, después por el importe pendiente y por el cliente o el proveedor. Recuerda cómo resolviste antes los mismos comercios y los nombres con los que te paga cada cliente, y cuando hay dos facturas iguales las ordena por probabilidad. Lo seguro se puede casar solo, si lo activas; lo demás te llega con sus candidatas ordenadas y lo cierras con un clic.

La factura cambia de estado: pasa a cobrada, o a cobrada en parte si el pago no la cubre entera. Con las facturas de proveedor y los gastos escaneados es igual: pasan a pagados. Un mismo cobro se puede repartir entre varias facturas, una remesa se liquida recibo a recibo, una devolución se registra como tal y cualquier conciliación se puede deshacer.

Que la conciliación cierra lo que ellos abren. La factura que emites espera su cobro; el gasto que escaneas del email espera su pago; y si esa compra traía mercancía, es la que subió el stock. Cuando el movimiento del banco llega, se casa con la factura o con el gasto, y la venta o la compra quedan cerradas sin que nadie cruce dos programas.

No existe un plazo legal que obligue a conciliar la cuenta un día concreto, pero sí fechas que dependen de tenerla cuadrada: la autoliquidación trimestral del IVA se presenta dentro de los veinte primeros días del mes siguiente a cada trimestre, y el cierre contable llega al final del ejercicio. Por eso lo habitual es conciliar de forma continua, no acumular tres meses de extracto para el día 19.

No. Cruasan deja el trimestre cuadrado y los datos listos, pero el modelo lo presenta tu asesoría o tú. Lo que sí hace el software de forma telemática es lo suyo: Verifactu en las facturas que emites, además de Facturae y FACe.