Casi todas las empresas pequeñas tienen una caja, real o digital, donde se acumulan las facturas de proveedores y los tickets de gasto hasta que alguien se sienta a meterlos en la contabilidad. Llegan por todas partes: el PDF de la luz en el correo, la factura del gestor en un enlace de descarga, el ticket del aparcamiento arrugado en el bolsillo del abrigo. Y al final del trimestre alguien los teclea uno a uno, con el riesgo de equivocarse en un dígito del NIF o de meter dos veces la misma factura.
Escanear facturas tiene sentido cuando el resultado es un gasto registrado con sus datos, listo para el asiento y para el IVA del trimestre. Guardar una foto en una carpeta ayuda a no perder el papel, pero no ahorra ni un minuto de contabilidad. Esta guía explica cómo pasar de la factura en papel, PDF o foto al asiento contable, qué datos se extraen, qué conviene revisar y qué errores aparecen una y otra vez. Si buscas directamente una herramienta para escanear facturas para contabilizar, al final se cuenta cómo lo resuelve Cruasan.
«Escanear una factura en papel y guardarla en Google Drive no es digitalización. Es archivar con electricidad.», Cruasan, Departamento de verdades incómodas
¿Qué significa escanear facturas para la contabilidad?
Escanear una factura para la contabilidad es convertir un documento de gasto en un registro contable con sus datos ya extraídos. Hay dos niveles muy distintos:
- Digitalizar: hacer una foto o un PDF del documento y guardarlo. El papel deja de ocupar sitio, pero alguien sigue teniendo que leerlo y teclearlo.
- Extraer y registrar: leer el documento, sacar sus campos (proveedor, NIF, fecha, base, IVA, total), comprobar que cuadran y crear con ellos el gasto en el programa de contabilidad.
El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) clásico solo resolvía la parte de leer el texto de la imagen. Los sistemas actuales añaden la parte útil: entienden qué tipo de documento es, colocan cada dato en su campo y avisan cuando algo no encaja, por ejemplo cuando la base más el IVA no da el total.
Para un autónomo o una pyme, la diferencia se nota en el cierre de cada trimestre. Con la primera opción sigue habiendo una tarde de tecleo; con la segunda, esa tarde se convierte en revisar unos pocos documentos marcados.
¿Qué datos extrae un escáner de facturas?
Una factura completa tiene que llevar un contenido mínimo que fija el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012): número, fecha, datos de quien la emite y de quien la recibe, NIF, domicilio, descripción, base, tipo de IVA y cuota. Esos son, precisamente, los datos que el escáner tiene que sacar para que la factura se pueda contabilizar.
| Dato extraído | Para qué sirve en la contabilidad | Qué conviene comprobar |
|---|---|---|
| Proveedor y NIF | Identifica la cuenta del proveedor (40x) | Que el NIF esté bien leído y que el proveedor no exista ya con otro nombre |
| Número de factura | Referencia del gasto y del pago en el banco | Que no esté ya registrada (duplicados) |
| Fecha | Decide el periodo del asiento y del IVA | Que no se confunda con la fecha de vencimiento |
| Base imponible | Importe de la cuenta de gasto (6xx) | Si hay varios tipos de IVA, una base por tipo |
| Tipo y cuota de IVA | IVA soportado (472) | Que sea deducible y que la cuota venga desglosada |
| Retención | Deuda con Hacienda por la retención practicada | Que se reste del total a pagar al proveedor |
| Total | Deuda con el proveedor y pago en el banco | Que base más IVA menos retención dé exactamente el total |
La última fila es la comprobación más útil de todas. Si la suma no da, el escáner ha leído mal algún número o la factura tiene un error, y en los dos casos alguien tiene que mirarla antes de que llegue al asiento.
Cómo escanear facturas paso a paso
El proceso es el mismo para una factura de proveedor en PDF que para un ticket de gasolinera. Cambia el formato de entrada, no el camino.
1. Junta todas las facturas en una sola entrada
El primer problema es de logística: las facturas llegan al correo de varias personas, a carpetas compartidas y al bolsillo de quien pagó. Antes de pensar en OCR, decide un único punto de entrada (un buzón de correo, una carpeta) y haz que todo pase por ahí. Una factura que no llega a la entrada no se contabiliza nunca.
2. Captura el documento legible
Un PDF original del proveedor es la mejor entrada posible, porque el texto suele venir limpio. Para el papel, una foto con el móvil basta si se cumplen tres cosas:
- El documento entero dentro del encuadre, sin esquinas cortadas.
- Luz uniforme, sin sombras sobre los importes.
- El ticket estirado: los pliegues se comen dígitos.
3. Extrae los datos
Aquí entra el escáner: lee el documento, decide si es una factura, un recibo u otra cosa y coloca cada dato en su campo. Hecho a mano, este es el paso que se lleva el tiempo.
4. Revisa lo que no cuadra
Revisar todo, uno a uno, anula buena parte del ahorro. Lo razonable es revisar los documentos en los que el total no cuadra, los de proveedores nuevos y los que tienen algo raro (una retención, varios tipos de IVA, un importe negativo). El resto se comprueba por muestreo.
5. Genera el asiento
Con los datos validados, el asiento de una factura de compra es siempre el mismo esquema. Una factura de 400 euros de base con un 21 % de IVA queda así:
- Debe: 400 euros en la cuenta de gasto (600 Compras, o la que corresponda) y 84 euros en la 472 (IVA soportado).
- Haber: 484 euros en la 400 (Proveedores).
Las cuentas son las del Plan General de Contabilidad. Cuando el programa conoce al proveedor y su cuenta de gasto habitual, este paso deja de ser manual: es lo que se explica en la guía de asientos contables automáticos.
6. Concilia el pago con el banco
El gasto queda registrado, pero falta saber si está pagado. Cuando sale la transferencia o el cargo, hay que casar ese movimiento con su factura para que el proveedor deje de figurar como pendiente. Sin este paso, la contabilidad cuenta lo que se debe, pero no lo que ya se ha pagado.
¿Qué hay que revisar antes de dar por buena una factura escaneada?
La lectura automática acierta mucho, pero hay comprobaciones que tienen consecuencias fiscales y que no conviene delegar a ciegas.
La cuota de IVA, desglosada. La Ley del IVA solo permite deducir la cuota que aparece consignada de forma expresa y separada en el documento (artículo 97). Si la factura dice solo «IVA incluido», no hay cuota que deducir hasta que el proveedor la desglose.
Los tickets. Un ticket es una factura simplificada. Para deducir su IVA, el artículo 7.2 del Reglamento de facturación exige que incluya el NIF y el domicilio de la empresa que compra y la cuota de IVA por separado. Un ticket de gasolinera sin tus datos sirve como justificante del gasto, pero su IVA no se puede deducir.
El periodo. La fecha que manda es la de expedición (o la de la operación, si es distinta), no la del vencimiento ni la del día en que se escaneó. Una factura de marzo escaneada en abril pertenece al primer trimestre.
El original y su conservación. Escanear no exime de conservar las facturas en condiciones. Si te preguntas si vale la copia digital frente al papel, está explicado en detalle en el post sobre si una factura escaneada es válida ante Hacienda.
Errores típicos al contabilizar facturas escaneadas
Los errores se repiten tanto que casi se pueden listar de memoria. Estos son los cinco que más trabajo dan después.
Deducir IVA que no es deducible
Que la factura traiga IVA no significa que se pueda deducir entero. La Ley del IVA limita o excluye la deducción en algunos gastos, como los de hostelería y restauración salvo que sean deducibles en el impuesto sobre la renta (artículo 96) o los vehículos de uso mixto (artículo 95). El escáner lee la cuota; decidir cuánta es deducible es una cuestión de criterio fiscal que conviene dejar configurada con la asesoría.
Olvidar la retención
Las facturas de profesionales (abogados, asesores, arquitectos) y los alquileres de local suelen llevar retención de IRPF. Si se registra solo base más IVA, la deuda con el proveedor sale inflada: se le debe el total menos la retención, y la retención se le debe a Hacienda. Es el error que más descuadra la conciliación, porque el pago del banco nunca coincide con el total registrado.
Duplicar facturas
La misma factura llega por correo, el proveedor la reenvía como recordatorio y además alguien la sube a la carpeta compartida. Tres entradas, un único gasto. La regla para detectarlo es sencilla: mismo NIF, mismo número de factura e importe igual es la misma factura. Revisar esto antes del asiento ahorra una rectificación después.
Dar de alta dos veces al mismo proveedor
«Suministros García S.L.», «SUMINISTROS GARCIA SL» y «Suministros García» son el mismo proveedor escrito tres veces. Si cada variante crea una ficha, el saldo de ese proveedor queda repartido entre tres cuentas y nadie sabe cuánto se le debe. El dato que identifica al proveedor es el NIF, no el nombre.
Confundir factura con albarán o presupuesto
Un albarán o un presupuesto tienen la misma pinta que una factura y llegan por el mismo correo. Si se registran como gasto, el IVA soportado y la cuenta del proveedor quedan inflados hasta que llega la factura de verdad y se registra dos veces.
Cómo escanear facturas en Cruasan
En Cruasan el escaneo de facturas y gastos está pensado para que el documento entre por donde ya te llega y acabe registrado con su proveedor.
Por dónde entran. Tu empresa tiene un buzón de correo propio en Cruasan al que reenvías las facturas de tus proveedores. También puedes conectar una carpeta de Google Drive, Dropbox u OneDrive, o subir los documentos a mano desde la aplicación. No hay app móvil: el ticket se fotografía con el móvil y se reenvía por correo al buzón de la empresa, y se procesa igual que un PDF.
Qué formatos lee. PDF, JPG y PNG (también la foto de un ticket), y además importa CSV, Excel y XML de remesas SEPA.
Qué hace con cada documento. La IA lo clasifica (factura, recibo, nómina), decide si es de cobro o de pago, extrae los campos, valida que los totales cuadren y crea el gasto o la factura con su proveedor. Si el proveedor no existe, lo da de alta con su NIF al leer su primera factura.
Qué revisas tú. Cada documento tiene un estado: pendiente, necesita revisión o hecho. La pantalla de revisión pone el documento original al lado de lo que ha leído la IA, campo por campo, y si el total no coincide con la base más el IVA, el gasto queda en «necesita revisión».
«La factura no es un PDF. Es el átomo del dato empresarial.», Cruasan
Qué pasa después. Al crearse el gasto se genera su asiento con el proveedor, el IVA soportado y la cuenta de gasto, dentro del programa de contabilidad. Cuando el pago sale del banco, Cruasan busca el gasto por número de factura, importe y proveedor y te lo propone en la conciliación bancaria; lo confirmas y el gasto pasa a pagado. El IVA soportado entra en el cálculo del IVA del trimestre, y cada proveedor tiene una ficha con todas sus facturas de compra.
Qué no hace. Cruasan calcula los datos de tu IVA, pero no presenta impuestos ante la AEAT: el modelo lo presentas tú o tu asesoría.
Conclusión
Escanear facturas solo ahorra trabajo cuando el documento termina convertido en un gasto con sus datos, revisado donde hace falta y con su asiento hecho. El camino es siempre el mismo: una sola entrada, una captura legible, la extracción de los datos, la revisión de lo que no cuadra, el asiento y la conciliación del pago. Los errores que más cuestan (IVA no deducible, retenciones olvidadas, duplicados y proveedores repetidos) se evitan con unas pocas comprobaciones bien colocadas.
Si quieres dejar de teclear las facturas de tus proveedores, puedes ver cómo funciona el escaneo de facturas y gastos de Cruasan con una factura tuya. La mejor forma de saber si un cruasán está bueno es probarlo.
Preguntas frecuentes sobre cómo escanear facturas
¿Cómo escanear facturas con el móvil?
Se hace una foto del documento entero, con buena luz y sin pliegues, y se envía al programa que la va a procesar. Lo importante es que los importes, el NIF y la fecha se lean con claridad. En Cruasan no hay app: la foto se reenvía por correo al buzón de la empresa y se procesa como cualquier PDF.
¿Qué datos hay que sacar al escanear facturas para la contabilidad?
Proveedor, NIF, número de factura, fecha, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención si la hay y total. Con esos datos se genera el asiento de compra o gasto y se calcula el IVA soportado del trimestre.
¿Se puede deducir el IVA de un ticket escaneado?
Solo si el ticket incluye el NIF y el domicilio de la empresa que compra y la cuota de IVA por separado, como exige el Reglamento de facturación para las facturas simplificadas. Si no los lleva, sirve como justificante del gasto, pero su IVA no es deducible.
¿Cómo escanear facturas sin duplicarlas?
Haciendo que todas entren por un único punto y comprobando antes del asiento que no exista ya una factura con el mismo NIF, el mismo número y el mismo importe. Las duplicadas suelen venir de reenvíos del proveedor o de subir la misma factura por dos vías.
¿Hay que revisar todas las facturas escaneadas?
No hace falta revisarlas todas con el mismo detalle. Conviene mirar siempre las que no cuadran, las de proveedores nuevos y las que llevan retención o varios tipos de IVA, y comprobar el resto por muestreo.
