¿Es válida una factura escaneada para Hacienda?

Casi todas las empresas pequeñas escanean ya sus facturas de proveedores. Las fotografían con el móvil, las pasan por el escáner de la oficina o las guardan en una carpeta compartida para que la gestoría las tenga a mano. Y casi todas, tarde o temprano, se hacen la misma pregunta mirando el archivador: si la factura ya está escaneada, ¿se puede tirar el papel?

La respuesta corta es que escanear siempre se puede, pero tirar el original solo se puede en un caso muy concreto. Una factura escaneada es perfectamente válida para trabajar con ella, contabilizarla y enseñársela a quien haga falta. Lo que no hace una foto o un PDF corriente es sustituir legalmente al papel: para eso la norma exige un proceso con nombre propio, la digitalización certificada, hecho con un software que haya homologado la Agencia Tributaria. Esta guía separa las dos cosas, cita la norma de cada una y cierra con los plazos de conservación, que es donde más dudas hay.

«La relación entre muchas empresas y su gestoría consiste en enviar una caja de zapatos metafórica con papeles cada trimestre y esperar que no haya sorpresas. Eso no es externalización. Es fe.», Cruasan, Departamento de verdades incómodas

¿Es válida una factura escaneada para Hacienda?

Depende de para qué la quieras. Hay dos usos muy distintos de una factura escaneada, y la ley los trata de forma diferente:

• Escanear para trabajar. Haces una copia digital de la factura en papel para registrarla en la contabilidad, calcular el IVA del trimestre o mandársela a tu asesoría. Esto se puede hacer siempre, con cualquier escáner o con el móvil. La copia te sirve, pero el original en papel sigue siendo el documento que tienes que conservar.
• Escanear para sustituir el papel. Conviertes la factura en papel en una imagen digital que tiene el mismo valor que el original, de forma que puedes prescindir del papel. Esto solo es posible con la digitalización certificada que regula el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, que exige un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria.

La diferencia práctica se resume así:

Qué haces	¿Se puede?	¿Puedes tirar el papel?
Escanear o fotografiar la factura para contabilizarla	Sí, siempre	No. El original se guarda todo el plazo de conservación
Digitalizarla con un software de digitalización certificada homologado por la AEAT	Sí, cumpliendo los requisitos de la Orden EHA/962/2007	Sí. La imagen certificada sustituye al original
Recibir la factura directamente en PDF o en formato electrónico	Sí	No hay papel: el original es el fichero, y se conserva tal como llegó

Qué dice la norma sobre conservar facturas en formato electrónico

La obligación de guardar las facturas está en el Reglamento de facturación, el Real Decreto 1619/2012. Su artículo 19 obliga a empresarios y profesionales a conservar las facturas recibidas y las copias de las que emiten durante el plazo que marca la Ley General Tributaria. Y añade una condición que explica todo lo demás: los documentos deben conservarse «con su contenido original» y ordenados.

Los artículos siguientes fijan cómo:

1. Cualquier medio vale si garantiza tres cosas. El artículo 20 permite conservar en papel o en formato electrónico, siempre que se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad del documento, y que Hacienda pueda acceder a él sin demora.
2. Lo electrónico se guarda en su formato original. El artículo 21 pide que lo conservado por medios electrónicos sea legible «en el formato original en el que se hayan recibido o remitido», con sus firmas o mecanismos de verificación si los tiene.
3. Hacienda tiene que poder consultarlo. Los artículos 21 y 23 exigen que la Administración pueda ver, buscar, copiar, descargar e imprimir los documentos en línea cuando esté comprobando tu situación.

De aquí sale una consecuencia que mucha gente pasa por alto: la norma permite conservar en electrónico lo que ya es electrónico. Una factura que te llega en PDF por correo se guarda como PDF, y no hace falta imprimirla. Pero una factura que te llega en papel tiene su contenido original en el papel, y una foto de ese papel es una copia. Para que la copia ocupe el lugar del original hace falta algo más.

¿Qué es la digitalización certificada?

La digitalización certificada es el proceso que convierte una factura en papel en una imagen digital con el mismo valor que el original. La define el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, y la Agencia Tributaria lo resume en sus preguntas frecuentes sobre digitalización certificada: para hacerlo «es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria».

La Orden pone estas condiciones:

• Software certificado. La digitalización la hace la propia empresa o un proveedor de servicios en su nombre, pero siempre con un software de digitalización homologado.
• Imagen fiel e íntegra, firmada. Cada imagen se firma electrónicamente con un certificado instalado en el sistema de digitalización, que corresponde a la empresa o al proveedor que digitaliza.
• Base de datos documental. Cada documento digitalizado se guarda con un registro que contiene los datos de los libros registro del IVA y la imagen firmada.
• Firma y acceso. El software firma la base de datos al cierre de cada periodo de liquidación y da a Hacienda acceso completo y sin demora.

La Resolución de 24 de octubre de 2007 de la AEAT baja al detalle técnico. Exige una resolución mínima de 200 píxeles por pulgada, formatos estándar sin pérdida de información (cita como referencia PDF/A, PNG y JPEG2000) y un proceso automático que, sin intervención de nadie, digitaliza, optimiza la imagen, le añade los metadatos y la firma.

La homologación la pide el fabricante del software, no la empresa que lo usa. Según la ficha del procedimiento de homologación en la sede de la AEAT, el fabricante presenta una declaración responsable, la documentación técnica, un plan de gestión de calidad y el informe de una auditoría informática independiente, y el Departamento de Informática Tributaria resuelve en un plazo de seis meses. Si la homologación se concede, la resolución lleva una referencia que figura como metadato en las imágenes.

«Escanear no convierte una copia en un original. Lo convierte un proceso que alguien ha tenido que homologar.», Cruasan

¿Cuándo se puede destruir la factura en papel?

Solo cuando la factura se ha digitalizado con digitalización certificada. El artículo 7.1 de la Orden lo dice expresamente: los documentos así digitalizados «permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel».

Antes de tirar nada, comprueba estas tres cosas:

1. Que el software está homologado

Pregunta al proveedor por su resolución de homologación de la AEAT para digitalización certificada. Que un programa lea facturas con inteligencia artificial, o que tenga una aplicación para hacer fotos, no lo convierte en software homologado. La homologación de la digitalización certificada tampoco tiene nada que ver con Verifactu, que regula el software con el que emites tus facturas.

2. Que la digitalización se hizo dentro del proceso

La imagen tiene que salir del propio software certificado, firmada y guardada en su base de datos documental. Un PDF escaneado con cualquier programa y subido después no cumple los requisitos de la Orden, aunque tenga buena resolución.

3. Que puedes enseñarlo todo cuando te lo pidan

Durante todo el plazo de conservación, Hacienda tiene que poder acceder a las imágenes y a sus datos sin demora. Si cambias de proveedor, la base de datos documental tiene que seguir siendo accesible.

Si alguna de las tres falla, el papel se guarda. Hay un motivo de peso: el artículo 97 de la Ley del IVA solo permite deducir el IVA soportado a quien está en posesión de la factura original. Tirar el original sin un sustituto válido es arriesgar esa deducción en una comprobación.

¿Vale la foto del ticket hecha con el móvil?

Para trabajar, sí. Para sustituir el ticket en papel, no, salvo que la foto la haga un software homologado de digitalización certificada.

Un ticket de compra es, en la mayoría de los casos, una factura simplificada. Su contenido mínimo lo regula el artículo 7 del Reglamento de facturación: número, fecha, NIF y nombre de quien lo expide, descripción de lo comprado, tipo de IVA y total. Hacer una foto con el móvil para registrar el gasto es práctico: no se pierde, no se borra la tinta térmica y tu asesoría lo ve al momento.

Hay dos detalles que conviene saber:

• Para deducir el IVA, pide tus datos en el ticket. El mismo artículo 7.2 obliga al vendedor, si eres empresa o profesional y se lo pides, a incluir tu NIF y tu domicilio y la cuota de IVA por separado. Sin esos datos, el ticket justifica el gasto, pero no sirve para deducir el IVA.
• La foto es una copia. Igual que con una factura en papel, el ticket original se guarda durante el plazo de conservación si la foto no se ha hecho con digitalización certificada.

¿Cuántos años hay que guardar las facturas?

Cuatro años a efectos fiscales y seis a efectos mercantiles. En la práctica, lo prudente es guardarlas seis años, y más tiempo si tienes pérdidas o deducciones pendientes de aplicar.

Norma	Plazo	Desde cuándo
Ley General Tributaria, artículos 66 y 67	4 años	Desde el día siguiente al fin del plazo para presentar la declaración del impuesto al que se refiere la factura
Código de Comercio, artículo 30	6 años	Desde el último asiento realizado en los libros
Ley General Tributaria, artículos 66 bis y 70.3	Hasta 10 años	Para justificar bases o cuotas compensadas o pendientes de compensar y deducciones aplicadas o pendientes

El plazo fiscal sale de la Ley General Tributaria. El Reglamento de facturación remite a ella, y su artículo 66 fija en cuatro años la prescripción del derecho de Hacienda a liquidar. Mientras ese derecho no ha prescrito, la obligación de conservar las facturas sigue viva, según el artículo 70. El mismo artículo 70 añade que, si compensas pérdidas de años anteriores o aplicas deducciones pendientes, tienes que poder justificar de dónde salen mientras Hacienda pueda comprobarlas, y ese derecho dura hasta diez años.

El plazo mercantil está en el artículo 30 del Código de Comercio: los empresarios conservan los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes de su negocio durante seis años desde el último asiento. Cerrar la actividad no te libra de esa obligación.

Durante todos estos años vale lo dicho antes. Si la factura llegó en papel y no se digitalizó con certificación, se guarda el papel. Si llegó en electrónico, se guarda el fichero.

Cómo encaja el escaneo de facturas de Cruasan

El escaneo de facturas y gastos de Cruasan resuelve la primera parte, la de escanear para trabajar. Le reenvías la factura o la foto del ticket al buzón de correo de tu empresa, o la subes desde Google Drive, Dropbox, OneDrive o la propia aplicación. La inteligencia artificial la lee, la clasifica y crea el gasto con su proveedor, su base, su IVA y su total. Tú revisas solo los documentos que marca como dudosos, con el original al lado de lo que ha leído.

A partir de ahí el gasto se usa en la contabilidad y en el IVA del trimestre, y cuando sale el pago del banco, Cruasan te propone el gasto que casa con ese pago. El paso a paso desde la factura hasta el asiento lo cuenta la guía de cómo escanear facturas paso a paso.

Cruasan no se presenta como software de digitalización certificada homologado por la Agencia Tributaria. Por eso la pauta con el escaneo de Cruasan es sencilla: las facturas que te llegan en PDF quedan guardadas tal como llegaron, y las de papel siguen en el archivador durante el plazo de conservación. El escaneo te ahorra teclearlas, pero no te autoriza a tirarlas.

Conclusión

Una factura escaneada es válida para trabajar: para contabilizarla, para calcular el IVA y para que tu asesoría la tenga sin esperar a fin de trimestre. Lo que no hace es sustituir al papel, salvo que salga de una digitalización certificada con software homologado por la AEAT. Sin ese proceso, el original se guarda, en general seis años para ir sobre seguro.

Lo que más tiempo ahorra no es tirar el papel antes. Es que la factura, una vez escaneada, no tenga que volver a teclearse en ningún sitio. Si quieres ver cómo se hace, prueba el escáner de facturas de Cruasan junto con su programa de contabilidad, con una factura tuya.