Hay una frase que se repite en cualquier despacho cada vez que Hacienda anuncia una herramienta gratuita: «pues ya está, lo hacemos con lo de Hacienda y nos ahorramos el programa». Es una frase sensata, porque nadie quiere pagar por algo que el Estado regala, y es también una frase que suele pronunciarse antes de haber leído qué hace exactamente esa herramienta y, sobre todo, qué deja sin hacer. Con la factura electrónica obligatoria entre empresas va a pasar lo mismo, y conviene adelantarse.
El 5 de octubre de 2026 el Boletín Oficial del Estado publicó la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de facturación electrónica, la plataforma de la Agencia Tributaria por la que van a pasar, de una forma u otra, todas las facturas entre empresarios y profesionales de España. La noticia de su publicación, y lo que significa para el calendario de Verifactu, ya está contada en el análisis del retraso de Verifactu a 2028. Este artículo va un paso más allá: explica cómo funciona la solución pública por dentro, qué obligaciones crea para quien emite y para quien recibe, y qué preguntas debería hacerse una empresa antes de decidir si le basta con ella.
«Una empresa que factura seiscientas facturas al año y las revisa una por una no tiene un proceso de facturación. Tiene un castigo.» — Cruasan, Departamento de verdades incómodas
Qué es la solución pública de facturación electrónica
La solución pública de facturación electrónica es la plataforma que la Agencia Estatal de Administración Tributaria desarrolla y gestiona para el nuevo sistema español de factura electrónica entre empresas. La prevé el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que desarrolla la obligación que introdujo la Ley Crea y Crece, y la Orden de octubre fija ahora sus elementos técnicos: cómo se emite, cómo se conecta con otras plataformas, cómo se identifica cada factura y cómo se comunican los pagos.
El sistema tiene dos vías que conviven y se pueden combinar. Una son las plataformas privadas de intercambio, las que ofrecen los proveedores de software y servicios de facturación electrónica. La otra es la solución pública. Una empresa puede emitir sus facturas por una plataforma privada y recibirlas por la pública, o al revés, o usar solo una de las dos. Lo que no puede hacer, una vez llegue su plazo, es quedarse fuera de ambas.
La solución pública cumple tres funciones a la vez. Sirve como medio para emitir facturas, a través de un formulario gratuito pensado para pymes y autónomos. Sirve como punto de interconexión entre quien emite y quien recibe, mediante servicios web. Y sirve, y esta es la función que más cambia las cosas, como repositorio de todas las facturas electrónicas entre empresas del país, incluidas las que nunca pasan por ella como medio de envío. Su acceso y todos sus usos son gratuitos, tal y como establece el artículo 11 del Real Decreto.
Calendario: cuándo afecta a cada empresa
La Orden entró en vigor el 6 de octubre de 2026, el día siguiente a su publicación, y con ella empezaron a contar los plazos que el Real Decreto dejaba en suspenso. Que la norma esté en vigor no significa que la obligación ya se aplique: los plazos se cuentan desde esa fecha y varían según el tamaño de la empresa.
| Quién | Desde cuándo | Qué |
|---|---|---|
| Empresarios y profesionales con más de 8 millones de volumen de operaciones el año anterior | Octubre de 2027 | Emitir, remitir y recibir facturas electrónicas. El primer año, con un PDF legible adjunto salvo que el cliente acepte el formato original. |
| Plataformas privadas de intercambio | Octubre de 2027 | Enviar copias fieles, interconectarse con otras plataformas y cumplir los requisitos para operar. |
| Resto de empresas y autónomos | Octubre de 2028 | Emitir, remitir y recibir facturas electrónicas. |
| Autónomos y personas físicas con hasta 8 millones | Octubre de 2029 | Informar de los estados de la factura. Hasta entonces es voluntario. |
Hay un compromiso de la Administración que conviene apuntar: la solución pública tiene que estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva de la obligación. Es decir, las empresas grandes podrán probarla antes de octubre de 2027, pero no mucho antes. Quien piense apoyarse en ella tendrá un margen corto para descubrir si encaja en su forma de trabajar.
La copia fiel: por qué Hacienda tendrá todas tus facturas
La pieza más importante de la Orden, y la que menos se ha explicado, es la copia fiel. Quien emita sus facturas por una plataforma privada, o con un programa de facturación que no use la solución pública como vía de envío, tiene que remitir a la Agencia Tributaria, en el mismo momento de la emisión, una copia electrónica fiel de cada factura. No al final del mes ni en un resumen trimestral: a la vez que la factura sale hacia el cliente.
Esa copia tiene que ir en un formato concreto. La solución pública solo admite UBL, una sintaxis internacional de mensajes de factura, ajustada al modelo semántico europeo EN 16931. Entre empresas se pueden seguir intercambiando facturas en otros formatos que el Real Decreto admite, como Facturae, EDIFACT, CII o Peppol BIS, pero todo lo que llega a Hacienda llega en UBL. Si una parte usa una sintaxis distinta de la de la solución pública, la transformación corre a su cargo. La copia, además, va marcada con un campo llamado «indicador de copia», para que la plataforma la distinga de una factura original.
Si la factura se emite directamente por la solución pública, no hay copia que mandar: la factura ya está a disposición de la Administración desde el primer momento. Es una diferencia práctica relevante, porque quien usa la vía pública se ahorra un envío por factura, y quien usa una vía privada necesita que su programa lo haga solo y sin fallar.
El efecto de conjunto es evidente. Con las facturas que se emiten por la vía pública y las copias fieles de todas las demás, la Agencia Tributaria tendrá una foto completa y al día de la facturación entre empresas de todo el país. No es un efecto secundario, es el diseño del sistema.
El código único y qué pasa si la AEAT rechaza una factura
Cada factura que llega a la solución pública se identifica con un código único, que resulta de unir cuatro datos: el NIF del emisor, la serie y el número de la factura y la fecha de expedición. Ese código es el que permite a la plataforma saber si una factura ya ha llegado antes, y lo usa para rechazar duplicados. Si se envía la copia fiel de una factura que ya tiene copia, o de una factura que ya consta como original en la solución pública, el envío se rechaza.
Cada envío pasa además por una validación de sintaxis, de semántica y de las especificaciones técnicas que publique la sede electrónica. La Agencia Tributaria responde con la relación de facturas o copias admitidas y, en su caso, con las rechazadas y el motivo del rechazo. Si todo va bien, la plataforma devuelve un acuse de recibo con un código seguro de verificación.
Lo que pasa cuando algo va mal está bien resuelto en la Orden, y merece la pena conocerlo antes de que ocurra. Si la copia fiel se rechaza, la factura original sigue siendo válida: el cliente la ha recibido y produce sus efectos. Pero la copia hay que corregirla y volver a enviarla, manteniendo la correspondencia con la factura original. Si el error no estaba en la copia sino en la propia factura, por ejemplo un fallo de formato o de contenido que no da lugar a una rectificativa, hay que emitir una factura original correcta y mandar su copia. Y si es la plataforma de Hacienda la que deja de funcionar durante más de veinticuatro horas, las empresas tienen cuatro días hábiles desde que se resuelva la incidencia para enviar lo pendiente.
En la práctica, todo esto significa que la serie, la numeración y las fechas de las facturas dejan de ser un asunto doméstico. Una numeración con saltos, una serie reutilizada o una factura reemitida con el mismo número van a chocar con el código único, y el choque se verá en la respuesta de la Agencia Tributaria.
Pagos y rechazos: lo que tendrá que comunicar quien recibe la factura
La Ley Crea y Crece no nació para digitalizar facturas, sino para combatir la morosidad, y la solución pública es la herramienta con la que se va a medir. Por eso la obligación no se queda en quien emite. Quien recibe una factura electrónica está obligado a comunicar a la solución pública el pago efectivo completo de la factura o su rechazo, y lo está tanto si la factura le llegó por la vía pública como si le llegó por una plataforma privada.
La Orden concreta qué hay que informar: el rechazo de la factura, si lo hay, la fecha del pago efectivo completo y la fecha de vencimiento del plazo de pago. Con esas dos fechas, la de vencimiento y la de pago, la Administración puede calcular cuánto tarda realmente cada empresa en pagar a sus proveedores. Si no hay rechazo ni una factura rectificativa posterior, la factura se presume aceptada.
Hay tres matices útiles. El primero es que el destinatario puede autorizar a su plataforma privada para que haga estas comunicaciones en su nombre, siempre que le dé la información necesaria. El segundo es que, si la propia factura ya lleva una fecha de pago anterior o igual a la de expedición, como ocurre con las que se cobran en el acto, la obligación de comunicar el pago se da por cumplida. El tercero es que el emisor puede, de forma voluntaria, comunicar el cobro, el impago o las diferencias con las fechas que haya comunicado su cliente. Es la puerta que la norma deja abierta al proveedor que quiere dejar constancia de que no le están pagando.
Además de lo que se comunica a Hacienda, el Real Decreto obliga a informar de los estados de la factura entre las propias partes, con un plazo máximo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Son dos circuitos distintos, y cumplir uno no exime del otro.
Una sola fuente de verdad
La factura no es un PDF. Es el átomo del dato empresarial.
Cada factura genera un asiento, cada asiento cuadra con el banco, cada movimiento alimenta los informes. Capa sobre capa, como un buen hojaldre.
Cómo se accede: certificado, Cl@ve y apoderamiento
Todos los servicios de la solución pública, que son la emisión, la interconexión, el envío de copias fieles, la recuperación de facturas recibidas, la consulta y la comunicación de estados y pagos, estarán en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Cada uno tendrá dos formas de uso: un formulario web, pensado para quien trabaja factura a factura, y un servicio web, pensado para que un programa se conecte de forma automática.
Para entrar hace falta un certificado electrónico. En los formularios, además, se podrá usar Cl@ve. Y aquí aparece un detalle que afecta de lleno a las asesorías: un tercero que emita facturas, comunique estados o consulte facturas en nombre de una empresa tiene que estar inscrito como apoderado en el Registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria. Lo mismo vale para recuperar las facturas recibidas de un cliente, sea a mano o de forma automática.
Para un despacho que lleva la facturación de decenas de clientes, el apoderamiento deja de ser un trámite que se hace una vez para presentar un modelo y pasa a ser la condición para operar en el día a día. Es una tarea que conviene ordenar con tiempo, cliente por cliente, y que encaja con la forma de trabajar de un software para asesorías que centraliza los datos de toda la cartera.
Gratis no es lo mismo que resuelto
La solución pública es gratuita, y eso es una buena noticia para el autónomo que emite unas pocas facturas al mes. Pero conviene leer con atención qué hace el formulario. La Orden dice que permitirá la emisión «de forma individual»: una factura detrás de otra, rellenando un formulario en la sede electrónica. Para quien emite cinco facturas al mes es más que suficiente. Para quien emite cincuenta a la semana es un trabajo administrativo nuevo.
Y la emisión es solo la primera de las tareas. Una empresa obligada tendrá que emitir en el formato correcto, asegurarse de que la copia fiel sale a la vez que cada factura, vigilar las respuestas y corregir los rechazos, recuperar las facturas que recibe, comunicar los pagos y los rechazos de sus proveedores en plazo y, además, seguir llevando su contabilidad, su IVA y su tesorería. La solución pública resuelve la parte que le interesa a Hacienda, que es saber qué se factura y cuándo se paga. La parte que le interesa a la empresa, que es saber cuánto le deben, cuánto debe y si los números cuadran, sigue estando donde estaba.
«La empresa media tiene una herramienta para facturar, otra para el banco, otra para la contabilidad y un Excel de pegamento entre las tres. Y luego se pregunta por qué los números no cuadran.» — Cruasan
Con la factura electrónica obligatoria, esa fragmentación tiene un coste nuevo. Si la factura se emite en un sitio, el pago se ve en otro y la contabilidad se lleva en un tercero, comunicar a Hacienda la fecha de pago de cada factura recibida exige cruzar a mano tres fuentes. Cuando la factura, el movimiento del banco y el asiento son el mismo dato, la fecha de pago ya está en el sistema en el momento en que se concilia el cobro, y comunicarla deja de ser una tarea.
Solución pública, plataforma privada o las dos
No hay una respuesta única, y la propia norma está pensada para que cada empresa combine las vías como le convenga. Algunos criterios honestos ayudan a decidir.
El volumen es el primero. Con muy pocas facturas al mes, el formulario de la solución pública puede bastar, siempre que alguien asuma el trabajo de comunicar pagos y rechazos de lo que se recibe. A partir de cierto volumen, emitir de una en una deja de tener sentido y lo razonable es un programa que emita, envíe la copia fiel y comunique estados de forma automática.
El segundo es lo que ya se usa. Una empresa que ya trabaja con un programa de facturación no necesita cambiar de vía, sino que su programa se conecte con la solución pública. La pregunta que hay que hacer al proveedor es concreta: si generará la copia fiel en UBL, si gestionará los rechazos y si podrá comunicar los pagos de las facturas recibidas.
El tercero es con quién se factura. Quien ya factura a la administración pública conoce el formato Facturae y el punto de entrada FACe, y sabe lo que es tener un circuito electrónico funcionando. Cruasan ya genera Facturae firmada y la envía a FACe, y cumple Verifactu desde su diseño. La conexión con la solución pública B2B, con la copia fiel y la comunicación de pagos, se incorporará de la misma forma, como parte del producto y no como un módulo aparte.
No confundir con Verifactu
La confusión entre las dos normas va a durar, así que conviene separarlas una vez más. Verifactu regula cómo los programas de facturación generan, encadenan y conservan los registros de cada factura, y está explicado en detalle en la guía sobre qué es Verifactu. La solución pública pertenece a otra obligación, la de la Ley Crea y Crece, que exige intercambiar las facturas entre empresas en formato electrónico estructurado y medir los plazos de pago.
Las dos normas llegan a la misma Agencia Tributaria y Hacienda ha anunciado su intención de alinear sus calendarios, pero no son lo mismo. Cumplir una no cumple la otra, y un programa de facturación tendrá que resolver las dos.
Preguntas frecuentes
¿La solución pública de facturación electrónica es obligatoria?
Usarla como medio para emitir no es obligatorio: se puede facturar por una plataforma privada. Lo obligatorio es que todas las facturas acaben en ella, como original o como copia fiel en UBL, y que quien las recibe le comunique el pago completo o el rechazo.
¿Qué es la copia fiel de una factura electrónica?
Es una copia en formato UBL de cada factura emitida por una vía distinta de la solución pública, que se envía a la Agencia Tributaria en el mismo momento de la emisión. Va marcada como copia y se identifica con el código único de la factura.
¿Qué pasa si no rechazo una factura que recibo?
Si no hay rechazo ni una factura rectificativa posterior, la factura se presume aceptada. Aun así, hay que comunicar a la solución pública la fecha del pago efectivo completo, salvo que la propia factura ya recoja que se pagó en el momento de la expedición.
¿Una asesoría puede gestionar la solución pública por sus clientes?
Sí, pero tiene que estar inscrita como apoderada de cada cliente en el Registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria, tanto para emitir y comunicar estados como para consultar o recuperar sus facturas.
Conclusión
La solución pública de facturación electrónica es gratuita, está en vigor desde el 6 de octubre de 2026 y será obligatoria en octubre de 2027 para las empresas que facturan más de 8 millones y en octubre de 2028 para el resto. Por ella pasarán todas las facturas entre empresas, como original o como copia fiel en UBL, y con ella Hacienda medirá cuánto tarda cada empresa en pagar. Lo que la plataforma no hace es ordenar la facturación, el banco y la contabilidad de quien la usa, y es ahí donde se va a notar la diferencia entre cumplir con esfuerzo y cumplir sin pensarlo.
Si lo que necesitas es que la factura, el cobro y el asiento sean el mismo dato cuando llegue tu plazo, Cruasan está pensado para eso. La mejor forma de saber si un cruasán está bueno es probarlo: pide una demo de Cruasan.
