Dar de alta a alguien en la Seguridad Social no es un trámite difícil. Es un trámite implacable: son datos que la empresa ya tiene y una fecha que no se puede mover. Esa combinación, poca dificultad y ninguna tolerancia, explica por qué es el trámite laboral que más veces se delega y el que más disgustos da cuando se hace tarde.
En 2026 hay además dos cambios que conviene tener claros, porque uno relaja un plazo y el otro añade una obligación nueva con fecha límite.
Cuándo hay que comunicar un alta
El alta es previa al inicio efectivo de la prestación de servicios. Es decir, tiene que estar presentada antes de que la persona empiece a trabajar, no el mismo día por la tarde ni al día siguiente por la mañana. Se puede presentar con antelación: el Reglamento general sobre inscripción de empresas y afiliación admite hasta 60 días naturales antes de la fecha de inicio prevista.
Ese margen es más útil de lo que parece. Permite dejar preparadas las incorporaciones de una campaña entera, o de una obra, sin depender de que alguien esté disponible el domingo por la noche.
¿Y si se pasa el plazo? El alta se puede presentar igualmente, pero no repara el problema: según el artículo 35 del Real Decreto 84/1996, un alta solicitada fuera de plazo solo tiene efectos desde el día en que se formula la solicitud, no desde el día en que la persona empezó realmente. Para la empresa eso significa un periodo de trabajo sin cobertura formal, con todo lo que arrastra si en esos días pasa algo.
El cambio de agosto de 2026: bajas y variaciones pasan a seis días
Hasta el 1 de agosto de 2026, las bajas y las variaciones de datos había que comunicarlas en tres días naturales. El Real Decreto 643/2026, de 29 de julio, publicado en el BOE el 30 de julio de 2026, modificó el artículo 32.3 del Reglamento y amplió ese plazo a seis días naturales.
El motivo que recoge la propia norma es razonable: la acumulación de comunicaciones en periodos cortos hacía difícil cumplir con tres días, sobre todo en sectores con mucha rotación. La entrada en vigor fue el 1 de agosto de 2026.
Dos matices que se pierden en los titulares. El primero es que el cambio no afecta a las altas, que siguen siendo previas: si alguien ha leído por encima y ha concluido que ahora hay seis días para todo, va a comunicar altas tarde. El segundo es que seis días naturales incluyen fines de semana y festivos, así que un cese en viernes sigue apretando bastante más de lo que parece.
La obligación nueva: el código de ocupación (CNO) antes de febrero de 2027
El mismo Real Decreto 643/2026 incorpora, en su disposición adicional única, la obligación de comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social el código nacional de ocupación de cada persona trabajadora por cuenta ajena, y da un plazo de seis meses desde su entrada en vigor. Es decir, hasta el 1 de febrero de 2027.
Conviene entender bien el alcance, porque es donde casi todo el mundo lo subestima: no es un campo más en las altas nuevas. Es un dato que hay que tener comunicado para toda la plantilla que ya está de alta, lo que convierte la obligación en un trabajo de barrido sobre el censo completo de la empresa. En una plantilla de cien personas con categorías heterogéneas, eso no se resuelve la semana de antes.
La forma sensata de afrontarlo es empezar ya y por lo estructural: revisar qué ocupación real tiene cada puesto, no qué pone en el contrato, y dejar el código guardado en la ficha de la persona para que viaje solo en los trámites siguientes.
Qué necesitas para comunicar un alta
- Autorización en el sistema RED y certificado digital de la empresa, o de quien la represente. Sin eso no hay transmisión posible, y no hay atajo: la Tesorería exige que quien transmite esté autorizado.
- Los datos de la persona: número de la Seguridad Social, identificación y datos personales.
- Los datos del puesto: código de cuenta de cotización, fecha de inicio, tipo de contrato, coeficiente de jornada, grupo de cotización y ahora también el código de ocupación.
- El convenio aplicable, que es lo que determina categoría y condiciones y lo que después va a explicar la nómina.
La mayoría de esos datos ya existen en la empresa antes del alta. El problema casi nunca es no tenerlos: es que están en cuatro sitios distintos y hay que reunirlos a mano para un trámite que tiene hora límite.
Los tres errores que más caros salen
Comunicar el alta el mismo día. Es el error clásico y el que peor se defiende, porque el efecto legal es exactamente el que hemos visto: cuenta desde la presentación.
Dar por hecho que alguien lo hizo. El alta se pide por correo a la gestoría, nadie confirma, y la confirmación se asume. Este fallo no se detecta hasta que hay una incidencia, y para entonces ya es un problema serio.
No revisar la respuesta de la Tesorería. Un trámite transmitido no es un trámite aceptado. Si la respuesta trae un rechazo y nadie la abre, la empresa cree que tiene a una persona de alta y no la tiene.
Cómo lo resolvemos nosotros
En Cruasan el alta se pide en lenguaje normal: rellenas la ficha de la persona, con quién es y desde cuándo empieza, y el trámite se prepara solo. Antes de salir se revisa, y si falta algo se dice qué falta, en castellano y con el nombre del dato, no con un código de error.
A partir de ahí manda el reloj, no la memoria de nadie: el trámite sale dentro de su plazo, a la hora que haga falta, aunque sea domingo por la noche. Tienes un margen para cancelarlo si algo cambia de última hora, salvo que esté pegado a su fecha límite, porque llegar a tiempo importa más. Y cuando está hecho te avisa. Si la Seguridad Social devuelve un problema, no se reintenta a lo loco: se te pone delante con el motivo explicado para que decidas tú.
Todo esto es la mitad del mes laboral. La otra mitad, la que acaba en el recibo de salario, está contada en el programa de nóminas y en la visión completa de la gestión laboral. Si quieres verlo con un caso tuyo, incluido cuánto te falta para tener el CNO de toda la plantilla, pide una demo.
