Cada mes, toda empresa con plantilla hace dos cosas que deberían decir lo mismo y que muy a menudo no lo dicen: paga unas nóminas y liquida unos seguros sociales. Cuando las dos cifras no encajan, empieza un trabajo detectivesco que en muchas empresas consiste en abrir el detalle nominal y bajar persona a persona hasta encontrar al culpable. Se puede hacer mucho mejor, y para eso hay que entender antes qué es exactamente cada documento.
Qué son el RNT y el RLC
Desde la llegada del sistema de liquidación directa, los antiguos TC2 y TC1 se llaman RNT y RLC, y no son dos versiones del mismo papel: son dos vistas del mismo mes.
El RNT es la Relación Nominal de Trabajadores. Es el detalle: qué personas han estado en alta, en qué días, con qué bases de cotización por contingencias comunes y por contingencias profesionales, y con qué peculiaridades. Es el documento donde se ve la historia de cada persona en ese mes.
El RLC es el Recibo de Liquidación de Cotizaciones. Es el resumen económico: cuánto tiene que ingresar la empresa en total, con la parte a su cargo y la parte que ha retenido a las personas trabajadoras, ya aplicadas las bonificaciones, las reducciones y las compensaciones que correspondan.
Dicho corto: el RNT explica y el RLC cobra. Cuando alguien dice que “no cuadran los seguros sociales”, casi siempre está diciendo que el importe del RLC no es el que esperaba a partir de sus nóminas. Y el sitio donde está la explicación es el RNT.
Por qué la liquidación no cuadra con la nómina
Lo primero que conviene aceptar es que el importe de la nómina y el de la cotización no tienen por qué parecerse, porque miden cosas distintas. La base de cotización no es el salario bruto: es una magnitud con sus propias reglas, con topes máximos y mínimos, con conceptos que cotizan y otros que no, y con prorrateo de las pagas extraordinarias. Un mes puede subir mucho la nómina y casi nada la cotización, o al revés.
Aceptado eso, estos son los motivos reales por los que un cuadre se rompe, más o menos por frecuencia.
Altas y bajas a mitad de mes. Es la causa número uno. Los días de alta determinan la base, y una fecha mal comunicada mueve el importe sin que nadie haya calculado nada mal. Si además el trámite fue fuera de plazo, la Tesorería puede estar contando desde una fecha distinta a la tuya.
Situaciones de incapacidad temporal. Una baja médica parte el mes en tramos con tratamientos distintos, genera compensaciones en la liquidación y cambia quién paga qué en cada tramo. Es la causa que más descuadres pequeños y persistentes produce.
Bonificaciones y reducciones. Se aplican en la liquidación, no en el recibo de salario, así que restan del RLC sin dejar rastro en la nómina. Si esperabas el importe bruto de cotización, siempre te va a sobrar dinero en la cuenta y vas a pensar que algo falla.
Prorrateo de pagas extraordinarias. Si la paga se prorratea, cotiza cada mes aunque no se pague cada mes. Si no se prorratea, se cotiza igual mes a mes pero se paga de golpe. En los dos casos, la nómina de junio y la cotización de junio cuentan historias distintas.
Topes de cotización. Las bases tienen máximo y mínimo. Para los salarios altos, una subida de sueldo no mueve la base ni un euro, y para los muy bajos ocurre lo contrario. Es la fuente clásica de “he subido sueldos y no ha subido la cotización”.
Atrasos de convenio. Cuando una tabla salarial se publica con efectos retroactivos, los atrasos se liquidan por sus periodos de devengo, no por el mes en que se pagan. Eso genera liquidaciones complementarias que no aparecen en ninguna nómina de ese mes.
Cómo localizar el desvío sin revisar persona a persona
El error de método más común es empezar por abajo, abriendo el detalle. Es mucho más rápido ir de arriba abajo, en cuatro pasos.
Paso 1: comprueba que comparas lo mismo. Mismo código de cuenta de cotización, mismo periodo de liquidación y mismo tipo de liquidación. Una liquidación complementaria comparada contra la nómina ordinaria del mes nunca va a cuadrar, y no porque haya un error.
Paso 2: cuadra primero el número de personas. Antes de mirar un solo euro, compara cuántas personas hay en el RNT y cuántas nóminas has emitido. Si el número no coincide, ya tienes el tipo de problema: un alta o una baja que dice cosas distintas en los dos sitios. Este paso resuelve la mayoría de los descuadres en menos de un minuto.
Paso 3: cuadra la suma de bases, no el importe a ingresar. El importe final lleva encima bonificaciones, compensaciones y tipos, así que es mal punto de partida. La suma de bases de contingencias comunes es una magnitud mucho más limpia para comparar con lo que has enviado a cotizar.
Paso 4: solo entonces baja al detalle. Con el tipo de desvío ya identificado, mirar el RNT deja de ser una búsqueda a ciegas: sabes si buscas una fecha de alta, un tramo de incapacidad temporal o una base topada.
Un consejo adicional que ahorra mucho tiempo: cuadra también el modelo 111 contra la suma de retenciones de IRPF de las nóminas del periodo. Es un cuadre independiente del de cotización y suele delatar los mismos errores de origen (una persona que falta, una variable duplicada) desde otro ángulo. Muchos de esos errores se detectan antes de llegar aquí, y de eso hablamos en la guía de errores en la nómina.
El cuadre que se hace solo, y el clic que no
Todo lo anterior es trabajo mecánico salvo la última parte. Comparar lo esperado con lo recibido, y decir en qué magnitud está la diferencia, no requiere criterio: requiere tener las dos cifras juntas, que es justo lo que casi nunca ocurre porque una vive en el programa de nóminas y la otra en el sistema RED.
En Cruasan las bases del mes salen del propio cierre de nómina y se fija un valor esperado en el momento de transmitirlas. Cuando vuelve la liquidación, el sistema compara ese valor con lo que ha devuelto la Tesorería, y enseña el desvío en número de personas y en importe, con el detalle al lado. No hay que abrir dos programas ni exportar nada a una hoja.
Lo que no está automatizado, y es una decisión deliberada, es la confirmación. Cuando la liquidación cuadra, el clic de confirmar lo da una persona. Es dinero que sale de la empresa y ese clic tiene dueño: preferimos asistir la decisión, con el desvío delante, a tomarla en tu lugar.
Si quieres ver el ciclo completo, desde la variable del mes hasta la liquidación cuadrada, está contado en altas y bajas en la Seguridad Social y en el programa de nóminas. O trae un mes tuyo a una demo y lo cuadramos juntos.
